Mau Acara Sekolah Kamu Sukses Gaet Sponsor? Simak 10 Tips Dari Bosnya Perusahaan!

HAI-Online.com - Dana tentunya jadi modal utama untuk bikin acara sekolah. Ya, jelas, kalo dananya nggak ada, acara nggak bisa berjalan.

Nah, dukungan dana dari sponsor tentu menjadi andalan, apalagi sejak ada aturan soal pungutan dana di sekolah dari pihak pemerintah.

Sebelum mengajukan sponsor ke perusahaan sang penyandang dana, pastikan kita sudah siap amunisi supaya proposal permohonan kita diterima. Sukur-sukur dikabulkan.

Tapi, di tengah jalan, kita kadang bingung bagaimana caranya bisa dengan mudah mengambil hati perusahaan tersebut. Tentu aja, muncul banyak pertanyaan-pertanyaan di kepala kita.

Baca Juga: Kamu Punya Pacar Baru? 4 Hal Ini Sebaiknya Jangan Ditanyakan ke Dia

HAI pun pernah menayakan pertanyaan-pertanyaan yang kerap menggelayut di kepala para panitia pensi ini langsung ke pihak yang mengucurkan dana sponsor.

Waktu itu HAI ngobrol dengan beberapa petinggi perusahaan, yakni Bapak Anto Noegroho selaku Marketing Manager PT Mayora Indah (AM), Ibu Elda Emeralda (EN) dari Nestle Crunch, dan Bapak Aristo Kristandyo sebagai Group Head of Marketing Department Beverages (AW) yang biasa menerima pengajuan sponsor.

Mari disimak! Sstt... ini bisa jadi contekan juga, lho.

1. Apa aja, sih, pertimbangan perusahaan buat mengabulkan sebuah permohonan sponsorship?

EN: “Selama ada kesesuaian antara acara dengan profil perusahaan sponsor. Misalnya, profil target pengunjung dan target konsumen dari sponsor sama, atau activity-nya emang saling dukung. Yang paling utama, benefit yang diperoleh kedua pihak bisa diatur lebih fleksibel.”

Aristo: “Kegiatannya cocok dengan segmentasi produk, usia, dan SES. Kami juga nggak melulu melihat berapa produk yang bisa terjual, tetapi bagaimana engagement dan interaksi pengunjung dengan brand produk. Jadi pengaju sponsorship mesti kreatif dalam menawarkan acara dan kesesuain dengan produk kaminya.”

Dukungan dana dari sponsor menjadi andalan tiap acara sekolah, apalagi sejak ada aturan soal pungutan dana di sekolah dari pihak pemerintah. Nah, sebagai pengaju permohonan, pasti kiat punya banyak banget pertanyaan tentang pihak perusahaan. Pertanyaan yang jawabannya bisa kita pakai untuk menentukan strategi dalam pengajuan proposal.

Karena itu, HAI mengumpulkan keluh kesah dari para panitia pensi, lalu mengajukannya ke Pak Anto Noegroho (AM – Marketing Manager PT Mayora Indah (AM), Ibu Elda Emeralda dari Nestle Crunch (EN) , dan Pak Aristo (EC) yang biasa menerima pengajuan sponsor. Mari disimak!

2. Gimana caranya supaya kita bisa mendapatkan sponsor berupa fresh money, bukan berupa produk?

EN: “Kasih benefit yang memang perusahaannya cari-cari.”

AM: “Kami melihat peruntukannya, misalnya fresh money untuk kompensasi mendatangkan artis ternama, pembicara ternama atau untuk production panggung dengan dominan branding produk sponsor maka sangat mungkin dalam bentuk fresh money, dikombinasikan dengan produk untuk sampling dan selling. Tapi, intinya kami ingin ada pertanggungjawaban dalam setiap rupiah dari dana tunai sponsor tersebut akan menjadi benefit apa saja.”

Baca Juga: Punya Track Record Buruk, 5 Band Ini Sempet Bikin Panitia Pensi Ogah Undang Mereka

3. Presentasi seperti apa sih, yang lebih dilirik saat pengajuan sponsor?

AW: Kami akan senang kalau mereka presentasi dengan konsep yang sesuai dengan konsep acara mereka. Misal, dengan menggunakan kostum tertentu. Itu menunjukkan kalau mereka niat.

AM: Harus punya tampilan profesional, format singkat dan to the point, coba posisikan bahwa kalian hanya punya waktu 1 menit untuk meyakinkan sponsor. Jadi singkat dan meyakinkan.

4. Panitia acara sekolah yang kayak gimana yang bikin pihak sponsor nyaman buat berdiskusi?

EN: Yang ngerti banget sama acaranya dan kooperatif.

AM: Biasanya kami lebih senang diskusi dengan pihak sponsor yang tau dengan detail konsep dan benefit. Bahwa dia seseorang dengan kemampuan komunikasi yang baik dan menarik itu adalah poin plus.

Sebagaimana halnya sebuah produk, proposal dan presentasinya harus atraktif dan menarik konsumen bukan?

5. Relasi keluarga atau alumni berpengaruh nggak ke lolosnya sebuah pengajuan sponsor?

EN: Nggak, sih. Palingan hanya bisa membantu untuk masukkin proposal dan bantu mengenalkan pihak yang mengajukan sponsor aja. Selebihnya, keputusan ya berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tadi.

AW: Itu bisa membantu kami untuk merekomendasikan, sih, tapi nggak menjamin sepenuhnya. Proposal di kantor itu menumpuk, jadi jika punya contact person yang tepat, akan sangat membantu.

6. Gimana cara yang asik untuk follow up pengajuan sponsor?

EN: Tanya dulu sama sponsor mau di-follow up lewat apa enaknya. Dan kasih tau mereka juga, kamu lebih cenderung follow up- nya gimana.

Tapi akhirnya, emang kamu yang tetep harus ikutin preferensi mereka juga.

AM: Kami lebih senang di follow up lewat telepon, dengan penjelasan yang detail dan langsung. Sehingga bisa berujung pada technical meeting untuk diskusi lebih lanjut dan menghindari salah paham.

Follow up by SMS dan email tidak disarankan karena tidak menunjukkan antusiasme kalian.

7. Kalau acara sekolahnya baru pertama kali diadakan, seberapa besar kemungkinan pihak sponsor mau mengabulkan permintaan sponsorship?

EN: Tergantung sama kesesuaian acara dan brand tadi, apakah cukup valuable buat perusahaan dan bisa menyampaikan goal dari company tersebut.

Kalau emang meyakinkan, sih, nggak masalah. Oh iya, dan kasih gambaran soal bakal kayak gimana, nih, acara kamu.

Kamu bisa bikin perbandingan sama event lain. Misalnya, "intinya, secara konsep dan ide, kitamau bikin acara ini lebih besar dari X Cup".

Jadi, sponsor bisa dapat bayangan soal kehebohan acara ini.

8. Apa yang bikin sponsor yang tadinya tertarik, tiba-tiba mundur danbatalin kerjasama?

EN: Banyak banget penyebabnya. Misalnya, biaya yang dikeluarkan dan value yang didapatkan nggak seimbang. Bisa jadi juga karena masalah kurang follow up atau malah terlalu di follow up sampai rasanya ganggu.

Bisa jadi juga, pihak sponsor nggak yakin sama eksekusi di lapangan, karena kalau event itu kan 80 persen keberhasilannya ada pas eksekusi di lapangan.

AM: Biasanya ini terjadi karena kami dari sponsor melihat panitia tidak profesional/tidak kompeten dalam progress event itu sendiri.

9. Apa saja yang diperhatikan calon sponsor dari sebuah proposal?

AM: Proposal harus detail memberikan benefit sponsor yang win-win. Artinya, setiap rupiah yang diberikan harus punya manfaat yang maksimal untuk brand exposure.

Deskripsi acara serta rundown harus clear, mapping denah lokasi serta target jumlah pengunjung sangat penting untuk brand karena kami punya dasar perhitungan cost per head/ person untuk acuan efisiensi dan efektivitas event.

AW: Nggak perlu latar belakang yang panjang, kami nggak begitu baca. Tapi itu tetap penting, agar panitia bisa menjabarkan konsep acaranya. Tampilkan juga foto-foto kegiatan sebelumnya dan success story -nya. Tentu, desain proposal juga kami perhatikan.

Baca Juga: 8 Hal yang Hilang di Sekolah Tatap Muka Terbatas, Nggak Boleh Jajan Apalagi Gelar Pensi

10. Kesalahan umum apa yang biasa dilakukan pengaju sponsorship?

EN: Nggak ada follow up dan nggak fleksibel.

AM: Salah ketik nama perusahaan dan jabatan atau title serta nama pihak sponsor. Dan melakukan email blast ke semua sponsor dalam satu email. Ini sangat tidak etis dan tidak menghargai sponsor secara spesial/perorangan. (*)