HAI-online.com -Dari hari ke hari, HAI sering menerima email dari siswa SMA yang jadi panitia sebuah acara, entah itu pensi atau seminar. Isi pesannya adalah ajakan media partner
Tapi, HAI sering heran dengan email tersebut. Kok, cara mengirimnya gini amat, sih.
Ternyata keheranan ini juga dirasakan oleh rekan HAI sesama media dan rekan HAI yang kerja di perusahaan.
Kalau sudah menerima email bikin alis mengkerut, isi email dibaca dengan setengah hati jadinya.
Kalau kamu sekarang tergabung di kepanitiaan sekolah, coba kasih tau temen-temen dari divisi humas, sponsorship atau publikasi untuk memerhatikan lagi etika berkirim emailnya. Jangan sampai kebiasaan buruk ini dilakukan:
1. Kirim Email Tanpa Subjek
Kesalahan ini bikin bingung penerima email. Biasanya si pengirim hanya melampirkan proposal acaranya terus langsung mengirimkan ke alamat email yang ia ketahui.Subjek email itu penting bagi penerima agar ia mengetahui dari awal isi dan maksud email. Selain itu, dengan subjek, penerima jadi bisa mengategorikan jenis email mu.
Gunakan subjek email yang jelas, seperti "Ajakan Kerja Sama Media Partner Pensi SMA X Jakarta".
2. Salah Menyebutkan Nama Perusahaan
Walau nggak banyak jumlahnya, tapi tiap kali ada yang salah sebut nama HAI menjadi HI, cukup bikin keki, sih. Dalam hati, "Ini si pengirim sebenernya tau nggak sih sama HAI? Kalau belum kenal-kenal amat gimana bisa kerja sama?"Jadi, pastikan dulu penulisan nama penerima email tepat. Nggak salah ketik.
BACA JUGA:10 Tanya Jawab Soal Pengajuan Sponsorship Langsung Dari Bosnya
3. Forward Email Yang Sudah Dikirim Ke Orang Lain Tanpa Mengubah Nama Penerima
Misalnya nih, proposal pensi mu baru dikirim ke Sponsor A, terus besoknya kamu dapet kontak Sponsor B. Otomatis, kamu pengen mengirim proposal juga ke sana.Tapi, biar cepet, kamu hanya forward email sebelumnya tanpa lihat-lihat dulu. Email ditujukan untuk Sponsor B, tapi di pesan yang kamu sapa adalah Sponsor A.
4. Nggak Pake Kata Pengantar
Subjek email sudah diisi, alamat email juga sudah, lampiran proposal sudah. Nah, satu hal penting yang biasa diabaikan adalah menyampaikan kata pengantar di body email. Sering kali HAI terima email tanpa pengantar apapun, tuh, cuma ada subjek email dan lampiran.Pengantar email itu diperlukan banget biar penerima email tahu maksud dan tujuan kamu mengirim email.
Di pengantar, kamu bisa memperkenalkan diri dulu, asal sekolah, cerita sedikit tentang acara yang mau kamu bikin, terus sebutin deh maksud kamu mengirim email, tuh, apa.
Semakin detil tujuan yang kamu sampaikan, semakin senang si penerima email membacanya.
Contohnya gini:
Halo,
Salam kenal saya Anggi dari SMAN 999 Jakarta. Kami ingin mengajak HAI untuk kerja sama media partnert untuk pensi kece kami, 999 Fest. Acaranya bakal meriah karena ada penampilan band sekolah dan bintang tamu Iwan Fals kolaborasi dengan JKT48.
Kami pengen banget bisa kolaborasi dengan HAI di acara ini. Bentuknya bisa bantuan publikasi info acara kami dan sebagai gantinya kami mencantumkan logo HAI di segala materi publikasi acara kami.
Kami juga terbuka dengan ide-ide kolaborasi lainnya. Biar asik, HAI bisa kontak saya di 0812345678.
Ditunggu balasannya.
Thanks HAI
5. Kirim Lampiran Yang Terlalu Besar Ukurannya
Menerima proposal yang kreatif adalah hal yang menyenangkan. Tapi kalau untuk bisa membukanya dari email butuh koneksi ekstra, ya jadi mikir dua kali.Pastikan lampiranmu ukuran file-nya masih wajar. Nggak lebih dari 5 Mb.
Inget aja, bro, kita tuh lebih terbiasa buka email lewat smartphone, kan. Nah, nggak semua orang bisa punya koneksi yang bagus dan stabil serta kapasitas memori yang gede.